Umiejętna ewidencja kosztów wpływa na prawidłowe dokonanie kalkulacji kosztów, które przypadają na konkretną usługę, jak również ułatwia odpowiednie ustalenie ceny za świadczenie usługi. Ustalenie kosztów wygenerowania konkretnej usługi jest podobne do ustalenia kosztu stworzenia gotowego produktu. Umiejętne wykalkulowanie tych usług, które są zlecane podwykonawcom przebiega w następujący sposób: ustalenie kosztów, na podstawie otrzymanych faktur, bezpośrednio poniesionych poprzez świadczenie usług oraz ustalenie kosztów poniesionych przez świadczenie usług bezpośrednio przez jednostkę. Koszty, które stanowią podstawowy element kalkulacji ze względu na świadczone usługi obejmują koszty między innymi: wszystkich materiałów, produktów oraz energii, towarów oraz usług, które zostały nabyte od osób trzecich lub też od klienta. Koszty pośrednie, to wszystkie związane koszty z zatrudnieniem wykwalifikowanego personelu, który jest zaangażowany do świadczenia usług. Zalicza się do tego wynagrodzenie, wysokość kosztów ubezpieczenia społecznego, ekwiwalent za niewykorzystanie urlopu. Do kosztów pośrednich zalicza się również koszt wynajmu pomieszczeń biurowych, które służą do świadczenia usług, zapłacenie czynszu, opłaty związane z mediami, opłaty za usługi telekomunikacyjne oraz wiele innych kosztów stałych. W momencie, kiedy zostaną poniesione opłaty za nabycie i amortyzację licencji również wlicza się to w koszty pośrednie. Ewidencja i rozliczanie kosztów jest skomplikowaną dziedziną księgowości, dlatego każdy dobry przedsiębiorca ma niesamowicie profesjonalną księgową.